Ten tekst opisuje jeden proces, a nie całą ofertę: co dzieje się od momentu, w którym pokojowa znajduje przedmiot, do chwili zamknięcia sprawy. Zakres współpracy, plany i ceny opisaliśmy osobno na stronie systemu Lost & Found dla hoteli.
Krok 1. Znalezienie i odnotowanie przedmiotu
Pracownik, który znajduje rzecz, przekazuje ją do miejsca przechowywania i odnotowuje w ewidencji obiektu: co to jest, gdzie i kiedy zostało znalezione, kto przyjął przedmiot. Ewidencję prowadzi hotel — to jego dokument i jego decyzja, w jakiej formie ją utrzymuje. Praktyczny wzór rejestru opisaliśmy w osobnym poradniku.
- Opis rzeczy: rodzaj, kolor, marka, cechy szczególne.
- Miejsce i czas znalezienia — z numerem pokoju lub strefą obiektu.
- Osoba odpowiedzialna za przedmiot do czasu zamknięcia sprawy.
Krok 2. Uruchomienie sprawy
Zamiast pisać do gościa wiadomość od zera, personel przekazuje mu link do formularza zgłoszenia. Gość wypełnia go sam: opisuje rzecz, wskazuje pobyt i podaje dane kontaktowe oraz adres dostawy. Od tego momentu dane gościa są w jednym miejscu, a nie w skrzynce recepcji.
Sprawa działa też w drugą stronę: gość, który zauważył zgubę po wyjeździe, sam wypełnia ten sam formularz, a zgłoszenie trafia do obiektu.
Krok 3. Potwierdzenie przez obiekt
Obiekt sprawdza depozyt i potwierdza albo odrzuca zgłoszenie. To jedyny moment, w którym decyzja należy wyłącznie do hotelu — Refindi nie rozstrzyga, czy rzecz jest w obiekcie i komu ją wydać. Brak potwierdzenia również kończy się informacją dla gościa; sprawa nie zawisa bez odpowiedzi.
Krok 4. Ustalenie zwrotu i płatności
Po potwierdzeniu Refindi prowadzi korespondencję z gościem: ustala sposób zwrotu, koszt przesyłki i akceptację wyceny. Gość płaci za zwrot; hotel nie pośredniczy w płatności i nie rozlicza kuriera.
Krok 5. Wydanie przesyłki
Hotel pakuje przedmiot i przekazuje go kurierowi na podstawie przygotowanej etykiety. Rola recepcji kończy się na wydaniu paczki — dalsze pytania o status przesyłki obsługuje Refindi.
Krok 6. Zamknięcie sprawy
Sprawa zostaje zamknięta po zwrocie rzeczy albo po odrzuceniu zgłoszenia. W ewidencji obiektu zostaje ślad: data zwrotu lub przekazania, status i osoba, która wydała przedmiot. Dzięki temu zmiana zmiany na recepcji nie oznacza utraty historii sprawy.
Podział pracy w skrócie
- Hotel: znajduje, opisuje i przechowuje rzecz, przekazuje gościowi link, potwierdza znalezienie, pakuje i wydaje przesyłkę.
- Refindi: prowadzi zgłoszenie i komunikację z gościem, ustala warunki zwrotu, organizuje przesyłkę i obsługuje pytania po wysyłce.
- Gość: opisuje rzecz, podaje adres, akceptuje koszt i odbiera przesyłkę.
Jeśli chcesz zobaczyć zakres współpracy i sposób rozpoczęcia, zajrzyj na stronę Refindi dla hoteli i obiektów.